Organizacja konferencji, niezależnie od tego, czy mamy do czynienia z niewielkim spotkaniem wąskiego grona specjalistów w jakiejś niszowej dziedzinie, czy dużą imprezą otwartą dla wszystkich zainteresowanych tematem przewodnim, wymaga perfekcyjnego zadbania o najdrobniejsze szczegóły, by pozornie nieznaczące detale nie zakłócały jej przebiegu i nie dezorganizowały ustalonego wcześniej planu.
Artykuł powstał we współpracy z firmą FreshDrink
Obok rzeczy oczywistych i nasuwających się spraw „globalnych” – jak odpowiednio wczesne ustalenie terminu, system organizacji zapisów i zaplanowanie spotkań, wykładów i prelekcji czy kwestia miejsca, w którym całe przedsięwzięcie ma się odbyć – koniecznie muszą być wzięte pod uwagę również sprawy wprawdzie nie tak decydujące, ale mające spory wpływ na całościową ocenę tego, jak udana była konferencja.
Wybór napojów i przekąsek – nieistotny szczegół czy podstawowa kwestia?
Nie oszukujmy się, nawet na spotkaniach pasjonatów czy naukowców nie sposób skupić się tylko na kwestiach umysłu, zadbać koniecznie trzeba też o komfort ciała. Z burczącym brzuchem trudno o polot i śmiałe tezy czy błyskotliwy wykład. Nawet ludzie żyjący swoją pasją i poświęcający się wyłącznie nauce, lubią napić się dobrej kawy i wrzucić coś na ząb między jednym a drugim spotkaniem panelowym.
Przekąski i napoje na konferencje to rzecz absolutnie konieczna. Warto zadbać jednak nie tylko o to, by się one pojawiły, ale by była ich odpowiednia ilość i by były dostępne w odpowiednich momentach. A nade wszystko – niech ich jakość będzie jak najwyższa. Niech będzie smacznie, wszak wszyscy wiemy, że jakość tego, co jemy i pijemy ma niemal bezpośrednie przełożenie na naszą kondycję fizyczną i umysłową.
Napoje na konferencje – jakie wybrać i w jakiej formie podać uczestnikom?
Przede wszystkim – koniecznością będzie zapewnienie stałego dostępu do ciepłych i zimnych napojów.
Najprostszy sposób podania ciepłych napojów to samoobsługowe termosy z wrzątkiem, obok których na tym samym stole dostępne są filiżanki i łyżeczki (alternatywnie jednorazowe kubeczki i plastikowe mieszadełka) oraz wybór herbat w saszetkach i kawy rozpuszczalnej w pojedynczo pakowanych porcjach.
Do tego mleko czy śmietanka oraz sok cytrynowy, również w małych porcjach, cukier w kostkach – i każdy z uczestników w dowolnym momencie będzie mógł napić się wybranego napoju w ulubionej konfiguracji.
W kwestii zimnych napojów – godnym rozważenia pomysłem będą dystrybutory z wodą. W salach wykładowych czy przeznaczonych na spotkania warto zapewnić też wodę w małych jednorazowych butelkach. Kwestia innych niż woda napojów – nie jest koniecznością, choć jeśli dostępne są środki na ten cel, warto wziąć pod uwagę dodatkowo na przykład soki owocowe, również w butelkach o niewielkiej pojemności.
Coś na ząb – jakie przekąski sprawdzą się na konferencji?
Z pewnością większość uczestników skusi się na coś słodkiego do kawy. Najbardziej praktyczne będą niewielkie ciastka, biszkopty czy wafelki – nie zaszkodzi im przebywanie w temperaturze pokojowej i nie stracą szybko świeżości wyłożone na stołach. Łatwo za to zjeść je w wolnej chwili i nie wymagają dodatkowych talerzyków. Warto zamówić kilka rodzajów – unikając jednak czekolady, marmolady czy posypek, które mogą brudzić ręce czy nadmiernie się kruszyć. Dobrym pomysłem będą też przegryzki w wersji słonej – krakersy czy paluszki.
Jeśli chcemy zapewnić bardziej zróżnicowany posiłek, opcją godną rozważenia będą różnego rodzaju minikanapki w formie koreczków, które wygodnie będzie zjeść beż użycia sztućców i na stojąco. Warto zamówić je w kilku wersjach, uwzględniając osoby na diecie wegańskiej czy bezglutenowej.
Te oczywiście muszą być podane o konkretnej godzinie i nie mogą stać na stołach zbyt długo, więc wymagają nieco większego zachodu. Wszystko zależy od założonego planu konferencji i tego, czy zaplanowany został w ciągu dnia konkretny ciepły i solidny posiłek dla zregenerowania sił.
Podsumowując – zarówno napoje na konferencje, jak i przekąski, które chcemy zapewnić uczestnikom, muszą być podane w praktycznej formie, wygodnej do zjedzenia i wypicia w międzyczasie.
